“Non dire di non avere abbastanza tempo. Hai esattamente lo stesso numero di ore al giorno che sono state date a Helen Keller, Pasteur, Michelangelo, Madre Teresa, Leonardo da Vinci, Thomas Jefferson e Albert Einstein.” H. Jackson Brown Jr.
Siamo alle solite: tante cose da fare e troppo poco tempo per farle. La mancanza di tempo è infatti una costante della nostra vita e ciascuno ogni giorno si impegna a trovare una soluzione per averne di più. Se provate a fare una ricerca su google con le parole “time management tips” trovate circa 111.000.000 di risultati. Questo per darci prova di quanto riuscire a gestire il proprio tempo stia diventando un’emergenza collettiva.
Quando in realtà ci accorgiamo dell’importanza del tempo? Di solito quando è troppo tardi, quando ne abbiamo sprecato troppo, quando avremmo voluto impiegarlo diversamente, insomma quando non ce ne è più. E allora corriamo ai ripari (se possiamo) o ci frustiamo nei rimpianti (quasi sempre).
«Troverò un modo per riconquistarlo. Dopotutto, domani è un altro giorno» diceva Rossella O’Hara al marito dopo che l’aveva lasciata. E’ se fosse in questa frase la soluzione del problema del tempo? Domani è davvero un altro giorno: con buona probabilità domani avremo ancora 86400 secondi per scegliere di vivere con maggiore soddisfazione, per scegliere di fare le cose che ci danno maggiore risultato. Siamo davvero sicuri che quello che ci manca sia il tempo?
Quello che davvero ci manca è:
- il focus sulle cose importanti
- la consapevolezza delle nostre risorse
- il senso delle priorità
- la sensibilità nei confronti dei bisogni dei nostri interlocutori
Putroppo alcune convinzioni nei confronti del tempo possono ostacolare la nostra capacità gestionale e il nostro senso di efficacia personale. Queste convinzioni sono dei veri e propri “miti” legati al concetto di tempo, e come tali ci portano su piani diversi dalla realtà concreta e ci fanno eprdere il focus. Ci conviene pertanto sfatare i miti prima di pensare a come distribuire diversamente i secondi che abbiamo a disposizione. Vediamoli insieme.
Primo mito: “Sono io il padrone del mio tempo, devo solo imparare a gestirlo con più efficacia”. Il tempo è una variabile continua e infinita, tu sei finito, che ti piaccia o no. L’illusione più grande che abbiamo è che il tempo possa cambiare. Puoi cambiare i tuoi comportamenti, il tuo approccio nei confronti del tempo, non il tempo in sé. La libertà di scelta è nella nostra area di influenza. E vi sembra poco? Se ci pensiamo bene ogni nostra azione è frutto di una scelta, magari una scelta che ormai è diventata un’abitudine, nessuno ci costringe e fare qualcosa. C’è una scelta alla base di come scegliamo di impiegare il nostro tempo, e la scelta è nostra.
Secondo mito: “Una volta che ho finito un compito lo posso considerare chiuso e posso non pensarci più!”. Questa è un’illusione che spesso giuda i nostri compoirtamenti sul lavoro e ci porta a pensare che completare un’attività significa chiuderla e potersi dedicare ad altro. Per esperienza sappiamo che intanto non abbiamo risorse illimitate per occuparci di un’attività con tanta perizia fino alla sua conclusione. Inoltre il nostro lavoro è interconnesso con quello di altri. Spesso dobbiamo revisionare le attività, cambiarle in corso d’opera, sottoporle alla revisione di altri. Quindi anche se un’attività è finita non è mai finita. Puoi organizzarti per priorità, portando a termine i compiti a maggiore valore aggiunto. Devi prevedere un tempo per la revisione, un tempo per il confronto con gli altri. La tua organizzazione del tempo non può non tener conto delle esigenze degli altri.
Terzo mito: “Quello che mi serve per gestire il mio tempo è una «To-do list» per organizzare le attività”. Le «To-do list» hanno fatto scuola e non c’è corso sul Time Management che non ne suggerisca l’impegno. Peccato che tante di queste liste (e il tempo che viene impegato per stenderle) vengano buttate la sera stessa. Le «To-do list» servono solo ad accumulare frustrazione e ansia, irrigidendo l’organizzazione di un compito. Puoi stimare invece quando tempo investire per ogni attività, mettendo in conto di seguire un ordine fluido e dinamico. E’ più utile fare una “Not- to do- list” perchè fintanto che non elimini le cose che ti fanno perdere tempo non potrai dedicarti a ciò che te lo fa spendere bene.
Quarto mito: “Devo eliminare tutte quelle distrazioni (e-mail, telefonate, riunioni) che sono la principale causa della mia perdita di tempo”. Distrazioni o vincoli? E-mail, riunioni, interruzioni telefoniche, social network, sono parte integrante del modo di vivere e lavorare ormai. Eliminarle vorrebbe dire essere fuori dal mondo. Puoi gestire i vincoli non puoi eliminarli. Puoi darti una regola per non farti risucchiare dai vincoli, puoi decidere tu quando e come utilizzare i vincoli.
Quinto mito: “Quando devo fare un compito complesso che mi impiega molto tempo è meglio portarlo avanti fino alla fine, dalla A alla Z senza interromperlo”. Un compito complesso richiede molti sforzi al nostro cervello e non possiamo pretendere da noi stessi di avere un’attenzione e una resa cognitiva sempre al massimo. Le ricerche dimostrano che produttività e creatività rispondono meglio se stimolate da intervalli di tempo limitati e ridotti. La routine aumenta la produttività. Prova a suddividere un compito complesso in piccole unità da completare in precisi intervalli temporali.
In sintesi: il tempo è ciò che ne facciamo. E tu che uso ne fai?
“Il nostro tempo è limitato, per cui non lo dobbiamo sprecare vivendo la vita di qualcun altro. Non facciamoci intrappolare dai dogmi, che vuol dire vivere seguendo i risultati del pensiero di altre persone. Non lasciamo che il rumore delle opinioni altrui offuschi la nostra voce interiore. E, cosa più importante di tutte, dobbiamo avere il coraggio di seguire il nostro cuore e la nostra intuizione. In qualche modo, essi sanno che cosa vogliamo realmente diventare. Tutto il resto è secondario.” Steve Jobs.
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